So findest du die richtige Software für dein Business

Weißt du eigentlich, wie viele Tools und Software-Lösungen du für dein Business nutzt? Und hast du einen Überblick darüber, was dich das kostet? Unser digitales Business funktioniert eben nicht ohne die richtigen Lösungen für Mailings, den Verkauf von digitalen Produkten, die Website, Buchhaltung, Steuer und Rechnungen, Schnitt-Technik, Grafiken erstellen und und und. Da sammelt sich eine ganze Menge an, wenn du dein Business aufbaust und erweiterst. Hast du die passenden Lösungen für dein Unternehmen oder deine Selbstständigkeit?

Wie viele Software-Lizenzen ich selbst über das Jahr nutze und bezahle, wurde mir vor kurzem wieder deutlich. Durch eine Unachtsamkeit musste ich alle Vorgänge anpassen, bei denen meine Kreditkarte als Zahlungsmittel hinterlegt ist. Neue Karte, ganz viele Tools. Aber du kennst mich: Ich habe das als Gelegenheit genutzt, den Aufbau meines eigenen Business zu prüfen. Brauche ich das wirklich? Stimmt der Preis? Ist das immer noch die beste Lösung für mich?

Wie du gut entscheiden kannst, welche Lösung du für welche technische Herausforderung nutzt, habe ich dir in diesem Beitrag zusammengefasst. Diese 7 Fragen helfen dir, die beste Software für dein digitales Business auszuwählen.

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1. Was tut das Programm für dich? Welche Lösung bietet es dir?

Natürlich darfst du dich als erstes fragen, warum du die Software überhaupt brauchst. Denn manchmal nutzen wir Programme, die uns gar nicht den gewünschten Effekt bringen. Vielleicht, weil andere das empfohlen haben. Oder weil es gerade „trendy“ ist – in dem Sinne „das nutzen alle, dann mach ich das auch“.

Wenn du zum Beispiel eine Website haben möchtest, dann brauchst du eine technische Lösung dafür – und zwar egal, ob du die Website selbst erstellst oder von einem externen Dienstleister bauen lässt. Für verschiedene Anforderungen gibt es unterschiedliche Lösungen.

Beim Thema Website hast du eine große Auswahl an Systemen. Um ein paar zu nennen: WordPress, Typo3, Baukastensysteme wie 1&1, Wix oder Jimdo, … Und das sind nur die gängigen.

Keins dieser Systeme ist besser oder schlechter, obwohl man das schon glauben kann, wenn sich beispielsweise WordPress-Nutzer über Baukastensysteme aufregen. Da werden manchmal Programme wie Religionen verteidigt. Dieser Vergleich bringt aber gar nichts. Frag dich nicht, was die Software kann, sondern was DU BRAUCHST (und was du perspektivisch brauchst).

Möchtest du einen kleinen Onepager als digitale Visitenkarte haben, um von Kund*innen im Web gefunden werden zu können, dann reicht ein Baukastensystem vielleicht aus. Wenn du aber ein komplexes Content-System bauen willst, vielleicht irgendwann einen Shop haben und flexibel neue Inhalte hinzufügen möchtest, brauchst du vielleicht ein Content Management System (CMS) wie WordPress oder Typo3.

Ich selbst nutze Chimpify, denn dieses Programm integriert Website, Mailings, Landingpages und bietet viele Möglichkeiten, Content zu hosten. Dabei ist es zugeschnitten auf Selbstständige und kleine Unternehmen. Für mich die beste Lösung mit einem fairen Preis von 100 € pro Monat.

Insbesondere dann, wenn du flexibel sein möchtest und regelmäßig dein System erweitern möchtest, achte darauf, dass die Software, die du benutzt, das auch abbilden kann. Ein Wechsel ist immer mühsam, besonders wenn du schon eine gewisse Größe erreicht hast.

2. Welche Arbeitsschritte erleichtert dir das Programm?

Technik soll etwas für dich tun, soll dir etwas erleichtern, etwas abnehmen. Mach dir Gedanken darüber, was das genau ist.

Früher haben wir E-Mails auf Zetteln gesammelt. Nach Veranstaltungen konnte man sich in eine Liste eintragen für weitere Informationen. Heute übernehmen technische Lösungen diese Aufgaben und das hat viele Vorteile.

Bei der Veranstaltung bräuchte man nur den QR-Code zur Anmeldeseite teilen, dann könnten sich Interessent*innen schnell mit dem Smartphone eintragen. Rechtssicher, mit Double-Opt-in. Und wenn möglich schon vorsortiert nach Interessen. Person A bekommt die Informationen zu Produkt x und Person B einen Link zu einem informativen Blogartikel – die Möglichkeiten sind vielfältig!

Manche Programme erleichtern dir auch den Umgang mit Tools, weil sie gut miteinander funktionieren oder sogar integrierbar sind. Das kann ein Grund für deine Entscheidung sein, denn du willst sicher auch nicht fünf Programme für einen einzigen Prozess nutzen.

Das ist für mich übrigens noch ein Grund für Chimpify. E-Mail-Marketing ist nämlich integriert, sodass ich Blog und E-Mail-Content auf einer einzigen Plattform verwalten kann. Mein Tool der Wahl ist vielleicht nicht ganz so mächtig wie zum Beispiel ActiveCampaign, aber es erleichtert mir die Organisation meines Contents.

3. Wie gut kommst du mit dem Programm zurecht? Welche Kenntnisse brauchst du dafür?

Ein mächtiges Tool ist super, aber nur, wenn du es auch bedienen kannst. Grafiker*innen erstellen die großartigsten Grafiken mit Programmen wie Photoshop oder Indesign, aber die Funktionen sind teilweise so umfassend, dass man sich mit den Programmen sehr gut auskennen muss, um diese Programme schnell und zielgerichtet zu nutzen. Und auch der Preis ist sicher ein Kriterium.

Frag dich also: Welches Programm ist für dich gut intuitiv nutzbar oder ähnelt im Handling einem Programm, das du schon kennst? Wenn du dich sehr anstrengen musst, um einfachste Dinge umzusetzen, ist das Programm die falsche Wahl.

Für Grafiken nutze ich sehr gerne Canva, weil ich damit am besten zurechtkomme. Alternativen zu Canva sind zum Beispiel Crello, Gimp oder Stencil – es lohnt sich, genau hinzuschauen, wie gut du die Funktionen des Programms nutzen kannst.

Genau das gleiche gilt für Websites: Manche finden WordPress sehr logisch aufgebaut und intuitiv, andere finden sich nur schwer zurecht und sind unsicher im Umgang. Versuch, eine Software-Lösung zu finden, mit der du gut arbeiten kannst – unabhängig davon, ob andere das tun.

4. Wie hoch ist die Investition und ist die Software diesen Preis wert?

Bei der Auswahl der richtigen Software für dein Business frage dich auch immer: Sparst du durch die Programme so viel Zeit ein, dass das den Preis rechtfertigt? Technik soll Prozesse vereinfachen, also darf sich deine Investition auch darin bemerkbar machen, dass du mehr Zeit zur Verfügung hast.

Als ich auf der Suche nach einer Software für meine Community war, habe ich sehr viele Lösungen verglichen und mich überall umgehört. Mir war damals sehr wichtig, dass es eine Software ist, die in Europa gebaut und gehostet wird. Das beschränkte die Auswahl enorm.

Schließlich entschied ich mich für Nexudus, weil diese Software die passenden Funktionen für meine Zwecke anbietet UND DSGVO-konform ist. Ein Anbieter aus Großbritannien, dem Datenschutz sehr wichtig ist.

Aber nachdem ich einige Zeit mit Nexudus gearbeitet hatte, wollte ich wechseln. Denn: diese Software ist so mächtig, dass sowohl ich selbst als auch mein Team unfassbar viel Zeit investieren mussten, um unsere Prozesse am Laufen zu halten. Und das, obwohl wie alle keine Berührungsängste mit Tools haben und nicht unerfahren im Umgang sind.

Es hat uns schlichtweg zu viel Energie und Zeit gekostet und für uns war es zu umständlich. Daher bin ich zu Mighty Networks gewechselt, obwohl es ein amerikanischer Anbieter ist und auch teurer. Aber für mich war hier der ausschlaggebende Punkt, dass die Software-Lösung für meine Prozesse passen muss. Investition und Aufwand müssen stimmen. Achte darauf, um Frust zu vermeiden.

5. Wo stehen die Server und wie geht das Unternehmen insgesamt mit dem Thema DSGVO um?

Diese Frage ist eine, die du dir unbedingt stellen solltest. Denn im Zweifel musst du sehr genau begründen können, warum du dich für einen außereuropäischen Anbieter entscheidest, wenn es gute Alternativen gibt. Die Vorgaben der DSGVO sind nicht dazu da, um uns Unternehmer*innen zu ärgern, sondern um die Daten unserer Kundinnen und Follower zu schützen.

Daher frag dich: Bekommst du die technische Lösung auch von einem deutschen oder europäischen Anbieter? Welche verschiedenen Lösungen gibt es, welche Alternativen? Schau genau hin.

Ich zum Beispiel nutze MS Office und zwar die Version, bei der die Server in Deutschland stehen. Das ist zwar etwas teurer, aber für mich ist es das wert.

Und klar: Manchmal lässt es sich nicht vermeiden (wie zum Beispiel bei meiner Community-Software). Aber achte ganz grundsätzlich darauf, eine gute, datenschutzkonforme Lösung zu finden.

6. Was nutzen die Kund*innen?

Wenn du als Dienstleister*in arbeitest, musst du dich möglicherweise bei der Auswahl der richtigen Tools auch auf deine Kunden ausrichten.

Vielleicht hast du Kund*innen im Corporate-Bereich? Die haben manchmal Probleme mit der Nutzung von Tools wie Zoom – aus Datenschutz-Gründen. Dann brauchst du möglicherweise Microsoft Teams, obwohl es nicht dein favorisiertes Programm ist.

Oder aber du wechselst von einem kostenlosen zu einem kostenpflichtigen Tool, weil das die Zusammenarbeit erleichtert. 

Als ich mein erstes Buch geschrieben habe, bekam ich vom Verlag Vorlagen für MS Word. Ich nutzte damals Open Office, aber da funktionierten die Vorlagen nicht. Für mich ein Grund, umzustellen. Für einen reibungslosen Ablauf des Projekts und um Frust zu vermeiden.

7. Wie gut ist der Support bei dem Anbieter?

Selbst wenn Tools und Software richtig gut funktionieren, gibt es immer mal Fragen oder Probleme, die im besten Fall schnell behoben werden sollten. Daher schaue ich bei der Auswahl der richtigen Programme auch immer darauf, ob es einen guten Support gibt.

Außerdem achte ich darauf, dass es einen Support auf Deutsch gibt. Ich spreche gut Englisch, nutze es im Alltag, gebe sogar Workshops auf Englisch. Und trotzdem möchte ich gerade technische Feinheiten lieber auf Deutsch klären. Manche Fachbegriffe habe ich einfach nicht parat und so wäre es mühsam, das auf Englisch zu erklären.

Für mich eine Frage, die auf jeden Fall mitgedacht werden sollte, denn auch hier gilt wieder: Ein guter, schneller Support erspart dir Zeit und Frust.

Die Auswahl der richtigen Tools: Eine Frage der Prioritäten?

Du hast es sicher schon gemerkt: Wenn es um die richtige Software für dein Unternehmen geht, dann hilft es nicht, einfach ganz viele Menschen zu fragen und die Lösung zu wählen, die die meisten Stimmen erhält.

Jedes Business ist anders und braucht andere Lösungen. Manche sind sehr überzeugend und haben daher viele Nutzer, aber das bedeutet nicht, dass sie auch für dich passen.

Beschäftige dich mit deinem Business, mit deinem Budget und dem, was du wirklich bauchst. Manchmal wirst du keine Software-Lösung finden, die alle deine Kriterien erfüllt. Aber wenn du dir alle Fragen gestellt hast, kannst du genau begründen, warum du dich für deine Lösung entschieden hast.

Und wenn du jetzt denkst: Da möchte ich gern mal mit jemandem drüber reden, der einen guten Überblick über die wichtigen Fragen und auch die Lösungen hast, dann kannst du gern einen Termin mit mir ausmachen. Wir schauen gemeinsam, welche Lösungen für dein Business passen und welche Prioritäten du bei der Auswahl setzen kannst.