Fokus, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit: 5 Tipps für gute Routinen im Business

Meine Schwimmtasche ist immer gepackt. Ich kann also jederzeit los, denn die gepackte Tasche ist nur einen Handgriff entfernt. Es ist alles drin: Brett, Bikini, Kappe, Brille, Havaianas - ich brauche dann nur noch Kamm, Seife und Schwimmkarte und schon kann es losgehen. Jeden Sonntag um 10 Uhr macht es mir die gepackte Schwimmtasche leicht, auch wirklich loszugehen. Denn: Wenn es draußen regnet oder kalt ist, ist die Versuchung groß, auf den inneren Schweinehund zu hören und auf dem Sofa liegenzubleiben. Müsste ich dann auch noch erst die Tasche rauskramen und alles zusammensuchen, wäre die Hürde deutlich größer. Die gepackte Tasche ist Teil meiner Routine und erleichtert es mir, regelmäßig meinen Sport zu machen. Und was für Sport funktioniert, kann man auch im Business nutzen. Wie genau, erzähle ich dir in diesem Artikel.

Routinen und eingespielte Abläufe erleichtern uns die Arbeit und das Leben. So ist es mit meiner Schwimmtasche und ich merke es auch immer, wenn ich feste Abläufe in meinem Business etabliere. Während der Vorbereitungen auf das Netzwerkbooster-Event Ende März habe ich es auch sehr genossen, dass wir im Team so gute und allseits bekannte Routinen und Abläufe haben, auf die sich jeder und jede verlassen kann. Das gibt Sicherheit, spart Zeit, Geld und Nerven. Daher ist es auch so attraktiv, gut laufende Routinen in unserem Business aufzubauen und weiterzuentwickeln.

Welche Schritte kannst du gehen, um Abläufe im Business routiniert zu gestalten? Ich gebe dir Beispiele und 5 Schritte für gute, produktive Routinen im Business.

Was ist eigentlich eine Routine?

Ein Blick ins Wörterbuch hilft bei der Definition: „[Eine Routine ist die] durch längere Erfahrung erworbene Fähigkeit, eine bestimmte Tätigkeit sehr sicher, schnell und überlegen auszuführen.“

Sicher, schnell und überlegen – Routinen sind also etwas richtig Gutes! Aber wir brauchen längere Erfahrung, um die Vorteile der Routinen wirklich nutzen zu können. Das heißt: Wir müssen die Sachen häufig über einen längeren Zeitraum tun. Es geht um Verbindlichkeit, ums Dranbleiben.

Wie lange genau es dauert, bis man eine Routine verinnerlicht hat, ist nicht klar. Das European Journal of Social Psychology hat 2009 eine Studie veröffentlicht, die besagt, dass es zwischen 18 und 254 Tagen dauert, bis eine Person eine neue Gewohnheit etabliert hat. Demnach dauert es im Durchschnitt 66 Tage, bis ein neues Verhalten zu einem automatischen Ablauf wird.

Aber das kann auch von Tätigkeit zu Tätigkeit verschieden sein und der Grad an Motivation ist zusätzlich entscheidend. Daher überleg dir, welche Vorteile ein routinierter Ablauf hat.

Wenn ich eine Tätigkeit zur Routine mache, habe ich eine große Entlastung bei der Entscheidungsfindung. Wie mir meine Schwimmtasche dabei hilft, regelmäßig zu schwimmen, hilft mir meine Content-Routine, regelmäßig neue Inhalt zu erstellen.

Beispiele für Routinen im Business: Montags ist bei mir Content-Tag

Der Montag ist bei mir immer geblockt, weil ich mich an diesem Tag um meinen eigenen Content kümmere. Da werden Videos produziert, Beiträge geschrieben und Redaktionspläne gefüllt. Die Entscheidung, was ich montags tue, steht immer fest – ich muss also nicht überlegen, was an diesem Tag dran ist. Die einzige Entscheidung, die ich noch treffen muss, ist, welchen Content ich zuerst erstelle.

Routinen verfestigen Abläufe und das spart Zeit. Außerdem werde ich sicherer in dem, was ich tue, und ich bekomme ein gutes Gefühl dafür, wie lange ich für bestimmte Prozesse brauche. Wenn du also deine Prozesse als Routinen anlegst, kannst du langfristig profitieren.

Das gilt auch für Prozesse, die nicht nur dich selbst betreffen, sondern auch deine Kund*innen. Wenn du mit Interessentinnen oder Klienten feste Abläufe und Routinen etablierst, macht dich das sicherer – und die andere Seite auch.

Routinierte Abläufe machen dich aber auch unabhängiger und zukunftsfähiger: Wenn du in deinem Unternehmen Abläufe immer gleich gestaltest und gut dokumentierst, dann kannst du Aufgaben besser delegieren. Denn dann ist allen Beteiligten klar, was wann wo passiert.

Ein gutes Beispiel für solche Routinen und Dokumentation ist mein Netzwerkbooster-Podcast. An dem arbeiten nämlich viele verschiedene Menschen. Und die müssen sich darauf verlassen, dass sie alles, was sie für ihre Arbeit brauchen, auch finden. Daher ist genau hinterlegt: Wo liegt die eingesprochene Datei und wer hat wann Zugriff darauf?

Weil das so klar geregelt ist, können die Postproduktion der Audio-Datei und die Textproduktion für Blog und Social Media gleichzeitig starten. Im besten Fall wiederholt sich das ganz routiniert alle 14 Tage.

Solche klar geregelten Abläufe machen es dir leicht, Aufgaben zu teilen und später auch ganz abzugeben. Denn diese Routinen lassen sich leicht nachvollziehen und kopieren, auf andere Bereiche übertragen und weiterentwickeln.

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Routinen entwickeln: Warum ist das wichtig?

Wenn Menschen von ihren Routinen und klaren Abläufen berichten, dann hört sich das oft sehr leicht und logisch an. Und doch scheitern viele daran, neue Routinen zu etablieren. Es ist eben doch etwas anderes, täglich seine Zähne zu putzen, als täglich auf LinkedIn zu posten.

Und es kann ja auch immer sein, dass festgelegte Routinen auf die Probe gestellt werden: Meine Kund*innen wissen ja schließlich nicht, dass bei mir montags Content-Tag ist. Es kann also sein, dass sie mich auch dann anrufen und einen Auftrag für mich haben.

Ganz ohne feste Routinen bin ich dann vielleicht versucht, den Auftrag zu erledigen, wenn er reinkommt. Der Kunde hat eine Aufgabe, ich bin im Büro, also erledige ich die Aufgabe. Wenn ich das aber mache, kann ich kaum planen.

So ein Zustand, in dem ich nur auf die Wünsche der Kund*innen reagiere – und zwar immer dann, wenn sie es wollen – ist anstrengend und aufwendig. Du bist nicht strukturiert und es gibt kein System für die verschiedenen Bereiche, daher kommen deine eigenen To-dos und die für deine Kund*innen durcheinander. Das kann chaotisch sein, du wirst häufiger nach Unterlagen suchen müssen oder deine Arbeitseinheiten unterbrechen. Das kostet Nerven und macht keinen Spaß.

Wie kannst du also vorgehen, um gute Routinen zu entwickeln?

Routinen im Business aufbauen: 5 Schritte

Mit den richtigen Routinen können wir Zeit, Geld und Nerven sparen. Daher lohnt es sich, die Abläufe der eigenen Arbeit und die Prozesse im Business genau anzuschauen. Wo können wir es uns durch Routinen leichter machen? Diese 5 Schritte helfen dir dabei, gute Routinen im Business zu planen und zu etablieren.

1. Entscheide dich

Überleg dir gut, welche Abläufe du (in deinem Business) gern routinierter gestalten möchtest. Mir war es wichtig, meinen Sport regelmäßig auszuführen und auch regelmäßig Content zu erstellen. Daher gibt es meine gepackte Schwimmtasche und mein Commitment, dass ich jeden Sonntag zum Schwimmen fahre. Und daher habe ich den Montag für meine Content-Produktion geblockt. Das ist eine ganz klare Entscheidung.

Frag dich also:

• Was soll eine Routine werden?
• Was soll als Prozess hinterlegt sein?
• Worüber möchtest du nicht mehr nachdenken, weil du die Entscheidung schon mit Einführung der Routine getroffen hast?
• Welche Abläufe sollen klar geregelt sein und eventuell auch von anderen übernommen werden?

Schau dir die Abläufe in deinem Unternehmen genau an: Wenn du zum Beispiel einen Beratungsprozess hast, dann gibt es vielleicht Dinge, die immer gleich ablaufen können.

Möglicherweise fängt der Prozess immer mit einer bestimmten Aktion an, dafür braucht dein Kunde oder deine Kundin ein bestimmtes Formular oder einen Fragebogen. Wenn der aufgefüllt ist, kann der nächste Schritt folgen und so weiter.

Ein anderes Beispiel: Wenn ich einen Moderations-Auftrag übernehme, dann gibt es einen festen Ablaufplan für den Prozess. Der ist natürlich nicht 100-prozentig gleich, denn Themen und Veranstaltungen sind ja unterschiedlich. Aber die grundlegenden Schritte sind gleich und die stehen von Anfang an fest. Das gibt mir Sicherheit und den Kund*innen auch.

Der Prozess ist systematisch aufgebaut und transparent für die Kund*innen, daher fühlen sie sich gut betreut und wissen, dass sie durch den Prozess hindurch gut begleitet werden. Meine Kund*innen können also immer entscheiden, wie genau wir etwas machen, aber der Fahrplan steht fest.

Zusätzliche Sicherheit für beide Seiten schaffe ich, indem ich den Prozess und alle Absprachen in einem Dokument festhalte, auf das auch die Kund*innen jederzeit Zugriff haben. So können alle Beteiligten nachvollziehen, an welcher Stelle im Prozess wir uns befinden, wie sich das Projekt entwickelt und ob man doch noch mal einen Schritt zurückgehen muss.

Frag dich also, wo du Abläufe klar strukturieren kannst, wo du es dir selbst und deinen Kund*innen leichter machen willst, und dann entscheide dich.

2. Bleib dabei

Eine Routine wirklich zu etablieren, dauert etwa zwei bis drei Monate. In dieser Zeit heißt es ausprobieren und dranbleiben. Wenn es zum Beispiel um einen Kundenprozess geht, dann entwickelst du die Routine und bleibst konsequent dabei. Mit jeder einzelnen Kundin oder jedem Klienten gehst du die gleichen Abläufe durch. Später kannst du die Routine anhand deiner Erfahrungen verbessern.

Sieh deine Routinen als feste Einheiten, die sich über die Zeit auch verändern dürfen. Wichtig ist aber: Bleib dabei und lass es nicht schleifen, den sonst hat die Routine nicht die erleichternde Wirkung auf deine Prozesse.

3. Mach es dir leicht

Denk an meine Schwimmtasche: Die ist immer gepackt, damit ich bloß keine Ausreden habe, nicht schwimmen zu gehen. Versuch daher, alle möglichen Hürden und blockierenden Ereignisse im Vorfeld aus der Welt zu räumen.

Meinen Montag halte ich von allen Kundenterminen frei, damit ich auch wirklich Zeit habe, um an meinem Content zu arbeiten. Und sollte sich doch mal ein Termin dazwischenschieben, weil es gar nicht anders geht, dann sieh das als absolute Ausnahme und nicht als Anlass, die Routine aufzuweichen. Klar kannst du deine Routine mal skippen, dann behandle aber den nächsten Termin, als ginge es um dein Leben.

4. Mach es dir noch leichter

Wenn dir nach ein paar Wochen neuer Routine auffällt, dass etwas anderes besser funktionieren könnte, dann beiß dich nicht an der festgeschriebenen Routine fest, bloß weil du dich dafür entschieden hast. Du kannst immer Stellschrauben drehen, Kleinigkeiten verändern, Reihenfolgen, Wochentage.

Meine Prozesse ändere ich auch ab, wenn ich merke, dass etwas nicht passt. Wenn zum Beispiel ein Kunde einen Zwischenschritt im Prozess gar nicht benötigt, dann streiche ich den. Dann verändere ich auch das Dokument, an dem wir gemeinsam arbeiten, um alles transparent zu halten und um das Sicherheitsgefühl auf beiden Seiten zu gewährleisten.

Trotzdem behalte ich die grundlegenden Abläufe im Prozess bei, um die Routine nicht aufzuweichen.

5. Beschreibe deine Routine

Dokumentiere deine festen Abläufe, um einen Überblick zu bekommen, wie du Dinge tust. In deinem Unternehmen ist das umso wichtiger, um Kommunikationsprozesse klein und clean zu halten.

Wenn du einen Ablaufplan hast oder eine Checkliste, dann ist für deine Kunden oder Klientinnen immer klar, an welcher Stelle des Prozesses ihr seid und wer was zu tun hat.

Außerdem kannst du dir die Abläufe ganz genau anschauen und entscheiden, welche Zwischenschritte eventuell eine Assistenz oder ein Angestellter übernehmen kann. Denn du musst nicht alle Schritte selbst machen.

Vielleicht machst du dir in einer Beratung Notizen, dann kannst du das systematisch machen und an deine Assistenz abgeben. Die kann mit deinen Notizen dann eine Dokumentation schreiben oder nächste Schritte formulieren.

Eine gut dokumentierte Routine gibt dir immer Hinweise darauf, wo du etwas übergeben kannst. Außerdem kannst du Abläufe kopieren, auf andere Prozesse übertragen und dann wiederum an Kolleginnen oder Angestellte abgeben.

Neue Routinen im Business: Wann startest du?

Um gute Routinen im Business zu etablieren und zu festigen, musst du über einen längeren Zeitraum dabeibleiben. Halte dich an die Entscheidungen, die du getroffen hast, aber bessere die Abläufe nach, wenn du merkst, dass etwas nicht ideal umgesetzt ist.

Reflektiere deine Routinen ab und zu und passe sie an, denn selbst wenn du alles zu 100 % bedacht hast, wird sich dein Business mit der Zeit verändern. Darum lohnt es sich, flexibel und aufmerksam zu bleiben. Es kann immer noch besser und leichter gehen.

Ich bin sehr dankbar um die Prozesse, die bereits gut und routiniert ablaufen bei mir im Business – zum Beispiel die Planung des Netzwerkbooster-Events oder meine Content-Produktion für Podcast und Blog.

Was mir noch nicht so gut gelingt, ist eine Routine für Pausen im Business. Ich sollte viel selbstverständlicher mittags etwas essen und vielleicht eine Runde spazieren gehen, aber das rutscht mir gern mal durch, besonders im Winter, wenn es mich weniger nach draußen zieht.

Welche Routinen erleichtern dir die Arbeit? Und welche würdest du gern einführen, weißt aber noch nicht wie?