Deep Work: So schaffst du es, konzentriert AM Unternehmen zu arbeiten

Du sitzt im Büro und hast deine To-do-Liste vor dir. Schreiben, Buchhaltung, Organisation, kreative Arbeiten, Kundenprojekte, Korrespondenzen mit Dienstleistern, Banken oder sonstwem... Es gibt immer viel zu tun. Doch wie schaffst du es, diese vielen Aufgaben auch wirklich zu erledigen? Deep Work ist keine Zauberei, sondern hilft dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Im Herbst 2015 hatte ich eine Phase, in der gar nichts lief. Durch einen leichtsinnigen Fehler hätte ich beinahe die Existenz meines Unternehmens aufs Spiel gesetzt. Die Folge: Ich musste viel Geld in die Hand nehmen und auf Einkommen verzichten, um alles wieder ans Laufen zu bringen. 

Kurz: Ich arbeitete Tag und Nacht und kam überhaupt nicht mehr zur Ruhe. Trotzdem wusste ich: So kann und darf es nicht weitergehen – meine persönliche Weiterentwicklung und die meines Unternehmens durften nicht ganz unter den Tisch fallen. Doch wie baut man solche Arbeit in einen vollen Kalender ein? Immerhin sind wir ja eh schon am Limit - gefühlt oder in echt.

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Deep Work: Fokussiert, konzentriert und ohne Ablenkungen

Da fiel mir bei einem Besuch in München das Buch "Manage your Day-to-day: Build your routine, find your focus & sharpen your creative mind" in die Hände. Besonders der Artikel von Cal Newport "Scheduling in Time for creative thinking" weckte mein Interesse. 

E-Mails, Nachrichten, Anrufe, Chats und die lieben Kollegen halten uns beständig auf dem Laufenden. Egal ob wichtig oder nicht, alle stören mit der gleichen Dringlichkeit unsere Konzentration. Wenn du dann noch im Großraumbüro sitzt, kommst du kaum zu deiner eigentlichen Arbeit. Falls dir das bekannt vorkommt, ist "Deep Work" vielleicht das Richtige für dich.

Die Phasen richtiger, tiefer Konzentration kannst du nämlich in deinen Arbeitsalltag einplanen. Das Spannende daran: Letztlich schaffst du mehr, obwohl die Arbeit AM Business ja deine Zeit in Anspruch nimmt.

Drei Strategien für die Umsetzung von Deep Work

In seinem kurzen Text beschreibt der Informatikprofessor Cal Newport, Buchautor und zweifacher Vater, das Konzept Deep Work. Um diese Methode in den Alltag zu integrieren, empfiehlt er drei Strategien:

1. Trage "Deep Work" als Termin in den Kalender ein 

Indem du Zeiten für Deep Work in deinem Kalender blockst, räumst du diesen Arbeiten Priorität ein. Wenn es dann eine Anfrage für diesen Zeitraum gibt, ist dieser bereits geblockt und anderes muss eben abgesagt werden.

Wie lang diese Abschnitte sind, hängt von persönlichen Präferenzen, aber auch vom individuellen Zeit-Budget ab. Wenn dir klar ist, dass viele andere Termine anstehen, dann gibt es eben nur kurze Zeiteinheiten; wenn es ruhiger ist, darf Deep Work auch mal einen halben oder einen Tag einnehmen.

Wichtig ist allerdings, diese Termine einige Zeit im Voraus zu planen – mit einem Vorlauf von drei bis zwei Wochen. Denn es bringt nichts, Mini-Deep-Work-Einheiten zwischen deine Termine zu stopfen. Du brauchst einen freien Kopf in diesen Phasen.

2. Konzentrierte Arbeit musst du lernen: Gib ihr Raum zur Entfaltung 

Störungen reduzieren ist dein erster Schritt, um Deep Work für dich zu nutzen. Dafür musst du nicht komplett auf soziale Medien verzichten, aber für deine geplante Arbeitsphase darfst du dich von den vielen ablenkenden Plattformen verabschieden. Wenn du wirklich konzentriert an einer Sache arbeiten möchtest, schließe alle Programme, die du gerade nicht benötigst - auch dein E-Mail-Programm und alle Social-Media-Kanäle.

Social Media mal abzuschalten ist übrigens gar nicht so schwer: Immerhin geht es ja nur um deinen festgesetzten Zeitrahmen, den du dir geblockt hast. In dieser Zeit wird nichts passieren, das du sofort bearbeiten musst, oder?

Denk auch an dein Smartphone: Jede Push-Benachrichtigung reißt dich aus deiner Konzentration und du verlierst wertvolle Zeit, um wieder in deine (kreative) Arbeit hineinzufinden. Ich zum Beispiel bin da rigoros: Auf meinem Smartphone rufe ich Facebook, Twitter & Co. sowieso nur noch aktiv ab und habe die Notifications auf "stumm" geschaltet. 

Wenn du jemand bist, der sich leicht ablenken lässt, kannst du auch bestimmte Apps nutzen, die dir quasi verbieten, dich von Facebook & Co. ablenken zu lassen.

3. Feste Rituale helfen dir, den Start in die Konzentrationsphase zu finden und durchzuhalten. 

Da ich ein wunderbar ruhiges, persönlich eingerichtetes Büro habe, fällt es mir nicht schwer, mich in meine "Deep Work" zu versenken. Ich merke allerdings, dass es mir hilft, meinen Smartphone-Timer auf eine kurze Einheit von 30 Minuten zu setzen, damit ich wirklich anfange – so ist die Herausforderung nicht so riesig und ich lege einfach los. Ein Mini-Ritual für mich.

Solche Rituale, die den Start von Deep-Work-Phasen einleiten, können auch anders aussehen - du darfst das finden, das für dich stimmig ist. Ein paar Beispiele:

• Du könntest dich zu Beginn der Phase auf einen bestimmten Stuhl setzen (und auf einen Punkt an der Wand starren). Manche Schreibende haben zum Beispiel verschiedene Orte für verschiedene Aufträge und Textprojekte.
• Oder du könntest eine Runde um den Block drehen, bevor du mit Deep Work startest. Die Bewegung stützt den Kreativitäts-Muskel noch zusätzlich.
• Vielleicht helfen dir Unterbrechungen durch einen Spaziergang oder eine Ruhepause auf dem Sofa. 
• Oder du kochst dir vor einer Deep-Work-Arbeitsphase einen Tee oder Kaffee, lüftest das Zimmer durch und bereitest dich so mental auf die Aufgabe vor, die du dir vorgenommen hast.

Solche Rituale können ganz unterschiedlich sein und hängen auch davon ab, welche konkreten Inhalte du bearbeiten möchtest.

Ist der Ort entscheidend für Deep Work?

Zur Not können die meisten von uns sich auch mal über längere Zeit konzentrieren, wenn es nicht besonders leise ist. Und auch mit der ein oder anderen Ablenkungen kommen wir schon klar. Es gibt eben Menschen, die sich leichter fokussieren können, andere lassen sich leichter ablenken.

Besonders deutlich wird mir das immer im Zug: Viele Menschen schaffen es tatsächlich, im Großraumwagen zu arbeiten – mir fällt das schwer. Mittlerweile versuche ich das gar nicht mehr, denn ich bin eben nicht der Typ dafür. Ich habe mich damit abgefunden, dass das der Ort ist, wo ich auch einfach mal aus dem Fenster in die Landschaft starre – in anderen Situationen käme ich als alte Protestantin (Arbeitsethik und so) nie auf so eine Idee;-)

Ich ziehe mich für konzentriertes Arbeiten eben ins Homeoffice zurück, um mich in Ruhe und ohne Ablenkung meiner Aufgabe zu widmen. Und für mich ist ganz klar, dass intensives Nachdenken so viel leichter möglich ist. Wenn du also eine Konzeption entwickeln möchtest oder eine neue Kundenstrategie, dann bist du gut beraten, solche Phasen ruhigen Arbeitens möglich zu machen.

Ein Traum: Orte fürs konzentrierte Arbeiten

Schriftsteller, aber auch Architekten oder Maler, besaßen immer schon so genannte Arbeitsorte, die oft abgelegen in der Natur lagen. Und auch in modernen Gebäuden gibt es neben den mehr oder weniger beliebten Großraumbüros auch abgetrennte Ecken oder Räume, in denen sich konzentriert arbeiten lässt.

Eine wichtige Entwicklung, denn Untersuchungen zeigen, dass sich oberflächliche Arbeit auf Dauer verfestigt. Dadurch verlernt man quasi die Fähigkeit zu wirklicher Konzentration.

Wenn du als Wissensarbeiter viele neue Informationen aufnehmen, durchdenken und weiter bearbeiten musst, brauchst du Phasen tiefer Konzentration. Viele Arbeitsplätze in Organisationen sind nicht unbedingt dafür eingerichtet und erschweren damit gründliche Denkprozesse. Deep Work bietet ein Modell, wie sich konzentriertes Arbeit ermöglichen lässt.

Deep Work in den Arbeitsalltag integrieren: Was brauchst du dafür?

Je nachdem, welcher Typ du bist, brauchst du andere Voraussetzungen. Daher musst du für dich herausfinden, wie Deep Work für dich am besten funktioniert.

• Brauchst du einen ruhigen Ort oder geht es auch, wenn andere um dich sind?
• Welches Ritual bringt dich schnell in die Konzentration?
• Wie lang sind deine idealen Einheiten?
• Wie viel Vorlauf und Abstand brauchst du zu Terminen oder anderen terminierten Aufgaben?

Beobachte dich und setz Prioritäten. Für dich und dein Business. Denn egal wie beschäftigt du bist, die Arbeit an deiner Persönlichkeitsentwicklung und AN deinem Business darf Raum einnehmen. Nur so bleibst du langfristig erfolgreich und verlierst die wichtigen Dinge nicht aus dem Blick. Deep Work unterstützt dich dabei, wenn du bereit bist, dich wirklich auf diese Phasen einzulassen.

Bild: Marie Maerz/photocase.de