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BarCamps digital organisieren: Meine Tools & Tipps [028]
Wie du vielleicht weißt, bin ich ein Riesenfan von BarCamps, diesem anarchischen Konferenzformat mit durchaus strenger Struktur. Und das nicht nur, weil ich einen guten Teil meines Umsatzes mit der Konzeption und Beratung zu BarCamps mache. BarCamps sind nämlich ein hervorragendes Format zur Vernetzung und zum Voneinander-Lernen in Unternehmen, aber natürlich auch darüber hinaus.
Da ich so gerne unter und mit Menschen bin, habe ich lange Zeit gar nicht darüber nachgedacht, ob sich BarCamps digital organisieren lassen. Dabei geht das – nicht nur in Zeiten von Corona – sehr gut und bietet einige überraschende Möglichkeiten, an die ich vorher gar nicht gedacht hätte.
[Update vom 28.10.2020: Ergänzung zu venueless.org, Conceptboard, MS Teams]
[Update vom 17.8.2020: Ergänzung zu alfaview, venueless.org sowie erste Erfahrungen mit Hopin.to]
[Update vom 9.6.2020: Ergänzungen zu BigBlueButton sowie Hopin.to als vielversprechendes Tool.]
[Update vom 11.5.2020: Ergänzungen aus weiteren Praxiserfahrungen mit Circuit sowie weiteren Anwendungen.]
Allerdings sollten auch ein paar Punkte beachtet werden, die sonst vielleicht nicht so ins Gewicht fallen. Da ist vor allem die technische Betreuung im Vorfeld zu nennen, die dafür sorgt, dass alle Teilnehmer*innen auch pünktlich und in vollem Umfang teilnehmen können. Meine Erfahrung zeigt, dass es eigentlich keine Frage gibt, die nicht im Laufe der Vorbereitung und Durchführung auftaucht;-)
Tipp: Wenn du nachlesen möchtest, wie ein BarCamp ablaufen kann und was zu beachten ist, lies einfach diesen Artikel.
Dieser Text ist als Überblicksartikel gedacht und soll laufend aktualisiert werden. Wenn dir also etwas auf- oder einfällt, du einen Tipp für eine Software oder ein Tool hast, lass es mich bitte wissen – ich ergänze es dann hier.
BarCamps digital organisieren: Konzeption und Planung first
Bevor es an konkrete Ausgestaltung und wichtige Technikfragen geht, sollte es erst einmal um Konzeption und Planung des BarCamps gehen.
Wichtige Leitfragen dabei sind:
- Was soll mit dem BarCamp erreicht werden? Geht es um lockeren Austausch, gegenseitiges Kennenlernen ohne vorher festgelegtes Thema? Oder soll das BarCamp unter einer Überschrift stehen, zu der es am besten auch Ergebnisse gibt?
- Wer sind die Teilnehmer*innen des BarCamps? Erfahrene BarCamp-Hasen oder -Neulinge, die das Format zum ersten Mal kennenlernen?
- Wieviel Zeit, welche Räume stehen für das BarCamp zur Verfügung? Beziehungsweise auf ein digitales BarCamp bezogen: Wie digital-affin sind die Teilnehmer*innen und welches Können kann vorausgesetzt werden oder muss vielleicht noch ergänzt werden?
- Soll es ein "reines" BarCamp sein oder wird es ergänzend noch Vorträge oder andere Formate geben? Auch das lässt sich natürlich ins Digitale übertragen, muss aber vorher geklärt werden.
Wenn diese Fragen geklärt sind, geht es an die eigentliche Konzeption mit Planung des genauen Ablaufs, zur Verfügung stehender Technik bzw. Programme und der Moderation.
Hier einmal meine gesammelten Tipps für einen guten Ablauf:
- Mach´ dein BarCamp nicht zu lang: Meine Erfahrung aus Online-Formaten – egal ob Webkonferenz oder digitales BarCamp – zeigt, dass unsere Augen und unser Gehirn irgendwann Pause brauchen oder einfach nicht mehr können. Das bedeutet, dass ich momentan eher BarCamps mit einem halben Tag Dauer plane. Dieser Ansatz hat sich bis jetzt als recht praktikabel erwiesen. Was auch ein Ansatz ist: Am Abend mit Vorstellungsrunde und Sessionvorschlägen zu planen und am nächsten Tag die Sessions zügig durchzuziehen, so dass der inhaltliche Part mittags durch ist.
- Straffe die Startphase: Im klassischen BarCamp kann die Startphase mit Vorstellung des Konzepts und der Regeln, der Vorstellungsrunde und der Sessionplanung schon mal 1,5 Stunden dauern. In der "Kohlenstoffwelt" macht das den meisten Menschen auch nichts aus. Im digitalen Raum halte ich das für zu lang. Hier kannst du zum Beispiel überlegen, ob du die Vorstellungsrunde mit den 3 Hashtags und die Sessionplanung in die Vorphase verlegst.
- Nutze die Vorphase: Um Vorstellungsrunde und Sessionplanung zu straffen, kannst du diese in die Vorphase verlegen. Für die Vorstellungsrunde kannst du zum Beispiel einen Themenraum erstellen, in dem sich die Teilnehmer*innen vorstellen. Sessions kannst du im Vorfeld sammeln, zum Beispiel auf einem Trello-Board, in einem Google-Doc oder in einem Extra-Raum, den du dann einfach "Sessionvorschläge" nennst. Vor allem die letzte Variante hat sich als gute Option erwiesen. Hier liegt der Vorteil auch darin, das Voting gleich per "Like"-Button abgeben zu können.
Mittlerweile arbeite ich für die Vorstellungsrunde und die Sessionplanung auch gern mit Conceptboard (ähnlich wie mural.ly, miro oder andere Programme). Auf dem Board können sich die Teilnehmer*innen ausführlich vorstellen und die anderen können schon einmal schauen, wer alles mit von der Partie sein wird. Auch zur Vernetzung vorher und hinter sehr wertvoll!
Hier ein Beispiel, wie so eine Vorstellungsrunde aussehen könnte:
- Mach´ die Sessionplanung vorab: Du kannst die Teilnehmer*innen bereits im Vorfeld über die Sessions abstimmen lassen. Je nachdem, wie aktiv diese sind, kann das mehr oder weniger gut funktionieren. Meine Erfahrung zeigt, dass diese Möglichkeit gut funktioniert und daher zu empfehlen ist.
- Sammle die Sessions vorab ein und mach´ die Planung live: So können sich alle vorher Gedanken zu den eigenen und den anderen Session machen. Die Abstimmung beim BarCamp selbst, gibt dann wieder die Möglichkeit der Beteiligung, was von den Teilnehmer*innen wertgeschätzt wird.
Hier einmal ein Beispiel für ein Voting mit Mentimeter:
- Erwarte nicht zu viel: Teilnehmer*innen im Vorfeld eines BarCamps zur Mitarbeit zu bewegen, erfordert ... Engagement, Erinnerung, Teaser und ständiges Dranbleiben. Wenn du also diese Ressourcen nicht hast, lass es einfach laufen. Hier bin ich in der letzten Zeit positiv überrascht worden: Nachdem die Teilnehmer*innen mal die BarCamp-"Räume" im Vorfeld betreten hatten, lief die Planung und Vorstellungsrunde vorab sehr gut.
Beispiel für den Sessionplan (hier vom digitalen BarCamp "Netz & Work", 24.3.2020)
- Arbeite mit Moderation plus Co-Moderation: Beim klassischen BarCamp kommt man meistens mit einer Moderatorin plus ein paar Zusatzkräfte aus. Für ein digitales BarCamp solltest du zusätzlich für jeden Raum (oder auch jede Session) einen Moderator einsetzen. Eventuell klappt es auch in den Räumen gut ohne Moderatoren-Team – diese Erfahrung nehme ich aus den letzten BarCamps mit. Dann sind die Moderatoren eher als Back-up im Hintergrund, um zum Beispiel bei technischen Fragen zu helfen.
- Ernenne einen Technik-Verantwortlichen: Zusätzlich zur Moderation sollte es noch eine Person geben, die sich für die technischen Belange verantwortlich fühlt. Dieser Part kann auch von den Moderatoren übernommen werden. Diesen Part sollte man auf keinen Fall unterschätzen, vor allem, wenn die BarCamp-Teilnehmer*innen weniger technik-affin sind.
- Nutze Auflockerungselemente: Sehr gern nutze ich dafür die Co-Moderationskarten, die Heiko Bartlog zur Verfügung stellt. In seiner Dropbox könnt ihr sie herunterladen.
Die Technik ...
Stell dir vor, wir hätten diese Situation vor zehn Jahren gehabt. Manches hätten wir sicher anders lösen können, aber der digitale Fortschritt erlaubt uns heute Möglichkeiten, die es so noch vor ein paar Jahren nicht in der Breite gab.
Auch die Programme und die BarCamp-Tools, die uns heute zur Verfügung stehen, werden immer vielfältiger, intuitiver und machen auch Anfänger*innen in der Regel Spaß.
Ich stelle hier einfach mal die Programme vor, die ich für ein digitales BarCamp in Betracht ziehen würde. Hilf mir gern, die Empfehlungen und Einschätzungen zu ergänzen – bei manchen Programmen hilft mir noch die Erfahrung.
- Adobe Connect: Konferenzlösungen mit verschiedenen Möglichkeiten. Kosten: tbd. Ich persönlich halte Adobe Connect für keine schöne Lösung für BarCamps. Als ich mich mit dem System auseinandersetzte, machte es bereits bei einem Meeting mit 5 Personen schlapp. Außerdem fand ich die Optik wenig inspirierend für ein offenes und frisches Format wie ein BarCamp. (Wenn du andere Erfahrungen gemacht hast, freue ich mich, wenn du diese mit uns teilst – ich lerne gern dazu!).
- Alfaview: Für ein Kundenprojekt habe ich mich jetzt mit alfaview auseinandergesetzt. Eigentlich eine Schulungs- und Meeting-Software, lässt sich alfaview auch für ein BarCamp einsetzen. Zur Benutzung lädt man sich einen Client herunter und installiert alfaview auf dem eigenen Rechner.
Auch wenn ich keine Freundin davon bin, mir ständig neue Programme auf meinen Rechner zu laden, hat dies den Vorteil, dass sich eine Veranstaltung auch mit vielen Teilnehmer*innen stabil durchführen lässt. Es lassen sich Räume und Unterräume einrichten, zwischen denen dann umkompliziert gewechselt werden kann. Was fehlt, ist eine Lösung, die dem ganzen BarCamp einen Rahmen gibt. - Big Blue Button: Eigentlich als Software-Lösung für den Unterricht entwickelt, lässt sich Big Blue Button auch für BarCamps verwenden. Es lässt sich als OpenSource-Lösung auf einem eigenen Server betreiben und ist dann auch DSGVO-konform. Fazit:
In der Anwendung mit knapp 30 Nutzer*innen mit Video lief es in meinem Praxistest nicht stabil, und ich halte es daher für BarCamps nicht zu 100 Prozent geeignet. Für Webinare und Workshops könnte es aber eine gute Lösung sein, denn Einbindung von YouTube, Whiteboards und Breakout-Räume liefen problemlos. Wichtig: Auf Twitter erhielt ich den wichtigen Hinweis, dass es wohl vor allem auf die Installation ankommt. Mich würden tatsächlich noch Praxiserfahrungen sehr interessieren!Mittlerweile bin ich fast zu einem Fan von BigBlueButton geworden. Ich habe es jetzt ein paar Mal beim Kunden und dann bei meinem eigenen Netzwerkbooster-Event (als Bestandteil von Venueless) im Einsatz gehabt. Wichtig dabei: BBB lief auf eigenen Servern und erwies sich als stabil. Ein paar Schwachpunkte sehe ich noch in der Bedienbarkeit und beim Bildschirmteilen – da könnte ich einfach immer Zoom hinterherweinen. Das Tolle: BBB ist datenschutzkonform. - Circuit: Kollaborations-Software der Unify Software und Solutions aus München. Hier lassen sich im Vorfeld "Themen" anlegen und dann das BarCamp abhalten. Die Teilnehmer*innen sind mit Video und Ton im BarCamp dabei, auch das Aufsplitten in mehrere Räume ist möglich. Kosten: tbd. Kurzes Fazit: Die Software geht weit über das BarCamp-Format hinaus und lief bei den Praxisanwendungen stabil, so veranstaltet zum Beispiel "Netz&Work" teilweise Online-Veranstaltungen mit bis zu 300 Teilnehmer*innen damit.
Ich selbst finde sie für das BarCamp-Format gut anwendbar. Da es sich um ein Kollaborationstool handelt, muss man die Teilnehmer*innen einladen und diese sich dann ein Profil anlegen. Diese müssen dann noch den einzelnen Räumen hinzugefügt werden, was sich aber über eine CSV-Datei schnell genug erledigen lässt. Leider hatten manche TN die Einladungsmail nicht bekommen (oder als Spam definiert und schnell gelöscht), so dass der Anmeldungsprozess auch mal herausfordernd und zeitlich aufwendig sein kann. Beim BarCamp selbst gab es dann öfters Schwierigkeiten dabei, Kamera und Ton an den richtigen Stellen hinzuzufügen und dann auch zu aktivieren. Teilweise war auch alles richtig eingestellt und nichts lief – dann half am Ende ein Browserwechsel. - Hopin-to: Mein Herz ging auf, als ich erste Blicke auf und in Hopin.to warf! Es scheint all das zu vereinen, was es für ein Konferenzformat braucht: Bühne mit Backstage-Bereich, Sessions für BarCamp-Elemente, Networking-Area für zufallsgesteuertes Netzwerken plus Ausstellungsflächen. Vieles lässt sich im Hintergrund steuern. Das Ankommen und Einlassen der Teilnehmer*innen scheint gut zu funktionieren und die Erfahrung beim #Futuremobilitycamp zeigt, dass es auch mit 200 TN stabil funktioniert. Meine eigene "Feuertaufe" am 24.6. hat es bestanden: Das #verkehrscamp*chen lief gut. DSGVO-konform sollte es außerdem sein.
Kosten: € 99 Euro pro Organisator plus € 0,50 pro Teilnehmer. Plus € 1,– pro Stunde Aufnahmen (in den nächsten 3 Monaten gratis). - MS Team (Microsoft): Sicher einer der Favoriten für digitale Kollaborationsformate. Gehört als Teil zum Office 365-Paket mit dazu und wird daher in vielen Unternehmen verwendet. Kosten: Einzelplatzlösung für Office 365 mit Servern in Deutschland liegt bei ca. 11 Euro/Monat. Kurzes Fazit: Könnte eine der möglichen Lösungen sein, im Praxistest wurde mir berichtet, dass es nicht immer stabil läuft. Für BarCamps lassen sich einfach Kanäle als Räume einrichten. Mittlerweile kann MS Teams Breakout-Rooms und auch Conceptboard lässt sich integrieren!
- Qiqochat: Dieses Programm verbindet Zoom und Google-Docs – und lässt damit richtiges BarCamp-Feeling entstehen. Kosten: Für Veranstaltungen liegen die Kosten bei 1 Cent pro Teilnehmer pro Minute. Fazit: Da es mit Zoom als Videokonferenz-Software arbeitet, läuft es wunderbar stabil und unkompliziert, wie die Erfahrung bei einem OpenSpace-Event mit knapp 80 Teilnehmer*innen zeigte. Was das Thema Datenschutz anbelangt, sehe ich hier Schwierigkeiten für den Einsatz in Unternehmen und Organisationen, gebe aber zu, dass ich mich noch schlau(er) machen muss.
- TriCat: 3D-Software für Meetings und Konferenzen. BarCamps lassen sich hiermit sehr gut organisieren, auch die 3D-Umgebung läuft stabil. Mittlerweile habe ich mir selbst einen Eindruck verschaffen können: Für ein Kundenprojekt habe ich mich mit TriCat auseinandergesetzt. Bevor es losgehen kann, muss man TriCat auf dem Rechner installieren – auf Windows-Rechnern wohl ziemlich einfach. Auf dem Mac ein bisschen Fummelei. Hier hängt es aber auch davon ab, wie hoch die Sicherheitsschranken im Unternehmen sind. Einmal installiert, lief TriCat problemlos und es ist schon toll, in so einer 3D-Umgebung (mit Blick auf die Berge) herumzulaufen. Man bekommt wirklich die Illusion, sich selbst in den Räumen zu bewegen. Manko: Bis 50 Teilnehmer*innen funktioniert es gut, danach gehen die Leitungen in die Knie und es wird unübersichtlich. Kosten: tbd (Habe die genaue Summe nicht mehr im Kopf, es war aber sehr bezahlbar).
- Venueless: Eine Lösung aus Heidelberg, die ich richtigrichtig gut finde! Es lassen sich Konferenzräume mit Podien einrichten, Workshop-Räume und über die Menüleiste auf der linken Seite auch Boards wie Sessionplanung und Vorstellungsrunde anzeigen. Da der Anbieter aus dem Ticketing-Bereich kommt, ließe sich die Kundenverwaltung hier problemlos anlegen. Als Videolösung wird BigBlueButton verwendet, wobei der Anbieter praktischerweise direkt die Server dazu aufsetzt. Kosten: Nicht ganz günstig: Das Angebot fängt bei Euro 499,– an. Fazit: Beim BarCamp Bonn wurde Venueless eingesetzt und die Veranstalter zeigen sich überzeugt (Hier kannst du einen Erfahrungsbericht lesen!). Mein Netzwerkbooster-Event habe ich mit dieser Lösung veranstaltet und bin SEHR zufrieden damit! [Hier habe ich meine Erfahrungen detailliert beschrieben...]
- Vitero Inspire: Schulungs-Software, webbasiert, Kosten: tbd. Vom ersten Eindruck her gut, vom Fokus her eher auf die Präsentation oder das Whiteboard in der Mitte ausgerichtet. Auch hier kann man in verschiedene Räume wechseln und dann dort zusammenarbeiten.
- Webex: Hier fehlen mir noch Erfahrungen und Einblicke. Ich bin daher neugierig, was du mir vielleicht berichten kannst. Kosten: Man kann bereits mit einem kostenlosen Account starten, weitere Pläne starten bei 12,85 Euro/Monat pro Person.
- Zoom: Meeting- und Webinar-Software, webbasiert, Kosten: Von kostenlos bis 15 Euro für den Meeting-Zugang. Viele weitere Möglichkeiten können hinzugebucht werden, und dann wird es entsprechend teurer. Momentan sicher eines der beliebtesten Programme. Mit Zoom lassen sich nicht nur Meetings in einem "Raum" abhalten, sondern die Teilnehmer*innen auch in weitere Räume verteilen. An dem Punkt stellt es sich als Schwachstelle heraus, dass sich der Chat dann wohl nicht in die verschiedenen Räume aufsplittet, sondern man entweder mit allen oder 1:1 chattet. Kurzes Fazit: Für BarCamps allein nicht optimal geeignet, obwohl sich zum Beispiel mit Miro (Mural etc.) Umgebungen bauen lassen, mit denen sich eine Camp-Umgebung bauen lässt. Mittlerweile würde ich als Lösung Qiqochat bevorzugen.
... und das Recht
Selbstverständlich bin ich keine Rechtsexpertin, ich möchte aber auf ein paar rechtliche Fragen eingehen, die im Zusammenhang mit den oben genannten Programmen immer mal wieder eine Rolle spielen.
Einen sehr guten Überblick zur DSGVO-konformen Nutzung von Meeting- und Kollaborations-Software bietet dieser Überblicksartikel von Dr. Thomas Schwenke.
Zoom ist eine Datenschleuder: Zu diesem Thema geisterte ein Tweet durchs Netz, der dem Anbieter Zoom vorwarf, Daten von Nutzern weiterzugeben und deren Aufmerksamkeit zu tracken. Folgender Artikel greift das auf und zeigt, warum sich mit Zoom DSGVO-konform arbeiten lässt.
In diesem Artikel wird ausführlich beschrieben, wie du die Daten und die Privatsphäre bei Zoom so gut wie möglich schützen kannst. Mit diesen Einstellungen halte ich den Einsatz von Zoom für machbar – zahlreiche Unternehmen und Institutionen müssen da allerdings kritischer sein und lassen die Nutzung daher gar nicht zu.
Was noch?
Momentan sammle ich noch Ideen, wie sich BarCamps digital gestalten lassen, welche Änderungen sich ergeben, welche Vor-, aber natürlich auch, welche Nachteile es gibt. Daher möchte ich hier noch eine Ideensammlung anschließen, in der ich einfach erst einmal Ideen aufgreife, die sich dann noch in der Praxis bewähren können.
Ideensammlung:
- Icebreaker/Eisbrecher: Mit großem Spaß habe ich die Icebreaker-App kennengelernt, bei der die Teilnehmer*innen per Zufallsgenerator mit anderen zusammengebracht wurden. Wir könnten uns jeweils 4 Minuten unterhalten oder uns zu Fragen auf Kärtchen austauschen.
- BarCamp à la "The masked Singer": Stell´ dir vor, du gehst zu einem BarCamp und weißt nicht, wer dir gegenüber sitzt. Digital ist das möglich – und das finde ich einen interessanten Gedanken.
- Liberating Structures einbinden bzw. einzelne Strukturen verwenden: Elemente aus den Liberating Structures lassen sich sehr gut in BarCamps verwenden. Auch digital ist das möglich, allerdings erforsche ich gerade noch die Möglichkeiten, zum Beispiel in unserer MeetUp-UserGroup in Köln.
Shoutout:
- Diesen Artikel hätte ich nicht schreiben können ohne den Input von Doris Schuppe vom Coworking-Space "Rayaworx" auf Mallorca. Danke, Doris!
- Herzlichen Dank auch an die Organisatoren und Teilnehmer*innen des BarCamps "Netz & Work", die eine Reihe von Ideen und Tipps geliefert haben.
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Die Zeitfrage ist spannend, ich habe zielorientierte Workshops mit WebEx und Mural, in denen wir mehrere Stunden ohne Pause arbeiten können. Bei Kontextwechseln, wie bei einem Barcamp, habe ich die gleiche Erfahrung wie Du. 45 Minuten als Richtwert.
Wir haben aus einem anderen Meetup noch den Kontexter als zusätzliche Rolle zum Facilitator und zum Techniker. Der Kontexter bedient den Chat, wiederholt in vorgeschriebenen Blöcken dort auch Anweisungen für jeden zum Nachlesen. Damit bleibt die Tonspur des Facilitator straff.
Was denkst du?